Obsługa wspólnot mieszkaniowych
Państwa wspólnota wie, ile ma w funduszu. Nikt jednak nie liczy, czy to wystarczy na to, co nadchodzi. Húsbrú prowadzi księgowość na bieżąco i wykorzystuje ją, by odpowiedzieć na to pytanie.
Opcja 1
„Dobra księgowość to podstawa dobrych danych.”
Wszystko, co robi skarbnik: pobieranie opłat, płatności, uzgadnianie i podział kosztów. I to, na co skarbnik nigdy nie miał czasu — przedstawienie liczb tak, by zarząd je rozumiał.
Wejście
Jedna księgowość
możliwe codzienne uzgadnianie z bankiem · koszty dzielone według udziałów
Wyjście
Yfirsýn pomaga Państwu ustawić automatyczny pobór opłat. Płacenie faktur staje się prostsze: zarząd je sprawdza i zatwierdza, a stałe rachunki przechodzą na polecenie zapłaty.
W Yfirsýn liczby są przedstawione tak, by służyły decyzjom — fundusze, odchylenia od budżetu i to, co przed nami.
Sprawozdanie roczne i plan gospodarczy na zebranie roczne są w cenie.
Yfirsýn dla zarządu i właścicieli
— i czy zgodnie z planem. Zarząd widzi finanse w całości. Każdy właściciel widzi te same liczby, przeliczone na swój lokal. Nikt nie musi czekać na sprawozdanie roczne, żeby wiedzieć, jak idzie.
Zarząd widzi
Każdy właściciel widzi
Pobieranie opłat
Pobór opłat ustawia się raz w Yfirsýn. Od tej pory wezwanie do zapłaty trafia do bankowości internetowej wszystkich właścicieli 1. dnia każdego miesiąca. Wpłaty są uzgadniane z bankiem, więc nikt nie musi ścigać przelewów.
Zarząd widzi każdy lokal — co jest zapłacone, a co nie — dziś, a nie na koniec miesiąca.
Opcja 2
„Zebranie, które kończy się decyzją, a nie kłótnią.”
Przychodzimy, prowadzimy zebranie i sporządzamy protokół — i przynosimy prezentację oraz dane. Sprawozdanie roczne, plan remontów i stopień sfinansowania przedstawiamy tak, by wszyscy rozumieli, nad czym głosują.
Porządek obrad zebrania rocznego
Wspólnota Mieszkaniowa Hlíðarvegur 4–12
Wtorek, 14 kwietnia, godz. 20:00 · sala w szkole Hlíðaskóli
Punkt 4 opiera się na liczbie: fundusz pokrywa 41% potrzeb na najbliższe dziesięć lat. Propozycja podnosi ten wskaźnik do 58% do 2030 r.
PrzykładFikcyjna wspólnota i fikcyjne liczby.
Zebranie w Húsbrú
Tak wygląda zebranie w systemie — co robi zarząd i co widzi każdy właściciel, krok po kroku.
Krok 1 z 5 · Przygotowanie
Zarząd
Punkty wymagane ustawą dodają się automatycznie. Jeśli system jest tak skonfigurowany, wnioski dotyczące opłat i funduszu remontowego są pobierane prosto z budżetu i planu remontów, wraz z kosztem i wymaganą większością.
Właściciel
Później widzi, ile każdy wniosek kosztuje jego lokal. Nowy dach w 2029 r. kosztuje od 468 do 782 tys. ISK, zależnie od lokalu.
Krok 2 z 5 · Zawiadomienie
Zarząd
Zebranie zwołane w ustawowym terminie — w Húsbrú, e-mailem, SMS-em lub na papierze. Zarząd widzi, kto otworzył zawiadomienie, odpowiedział i udzielił pełnomocnictwa.
Właściciel
Widzi swoją opłatę przed wnioskami i po nich oraz swój udział w każdym projekcie. Odpowiada lub udziela pełnomocnictwa islandzkim identyfikatorem elektronicznym.
Krok 3 z 5 · Na zebraniu
Zarząd
Obecność jest rejestrowana, a głosy liczone na bieżąco według liczby właścicieli i udziałów. System automatycznie oblicza, czy wniosek został przyjęty — niezależnie od tego, czy wymaga zwykłej większości, czy ⅔.
Właściciel
Może głosować w telefonie i widzi wynik na ekranie — także to, dlaczego wniosek upada.
Krok 4 z 5 · Protokół
Zarząd
Projekt powstaje z rejestru głosowań i notatek protokolanta. Zarząd go przegląda, a przewodniczący zebrania i protokolant podpisują go elektronicznie.
Właściciel
Otrzymuje protokół w formacie Húsbrú w ciągu 48 godzin: co przyjęto, jak rozłożyły się głosy i co to oznacza dla opłat.
Krok 5 z 5 · Realizacja
Zarząd
Nowe opłaty trafiają do poboru, a wpłata na fundusz do budżetu. Jeśli system jest tak skonfigurowany, dach trafia od razu do planu remontów. Zarząd zatwierdza wszystko, co dotyczy pieniędzy.
Właściciel
Widzi nową opłatę od 1 czerwca i stan każdego projektu — a na następnym zebraniu to, co wynikło z wcześniejszych decyzji.
PrzykładBudynek przykładowy, fikcyjne liczby.
Opcja 3
„Państwo zatwierdzają. Resztą zajmujemy się my.”
Dwie różne rzeczy, kupowane na różne sposoby — zajmujemy się obiema, ale nigdy za prowizję od wykonawcy.
Sprzątanie, odśnieżanie, koszenie trawy, odpady i drobne naprawy. Oferty zbierane co roku, umowy zawierane w imieniu wspólnoty.
Dach, okna, mury i instalacje. Sami piszemy opis prac, zbieramy co najmniej trzy oferty, nadzorujemy prace i przeprowadzamy odbiór końcowy.
Każde zlecenie jest rozbite na etapy, które da się sprawdzić — nie „wymiana okien”, lecz demontaż starych okien, montaż nowych, uszczelnienie, wykończenie, wywóz gruzu. Każdy etap jest potwierdzany datą i zdjęciem. Jeśli coś jest nie tak, można wskazać dokładnie co — a faktura czeka, aż zostanie to poprawione.
Lista kontrolna — wymiana okien, strona wschodnia
Etap 3 z 4 · Tréverk ehf.
Brak uszczelnienia z zewnątrz przy trzech otwieranych skrzydłach — lokale 0203 i 0303. Zdjęcie w załączniku. Wysłano do wykonawcy 18 wrz, termin do 25 wrz.
Faktura na 4,6 mln ISK czeka, aż etap 3 zostanie ukończony.
Niezatwierdzona
PrzykładFikcyjne zlecenie i fikcyjny wykonawca.
Zwrot VAT od robocizny na placu budowy to nic nowego — ale mało kto porównuje oferty po jego uwzględnieniu. Oferta z większym udziałem robocizny i mniejszym udziałem materiałów może ostatecznie okazać się tańsza.
Nie przyjmujemy niczego od tych, którzy składają oferty. Zarząd widzi każdą ofertę dokładnie w takiej postaci, w jakiej wpłynęła, wraz z naszą oceną.
Yfirsýn · w każdej opcji · demo
Ta sama księgowość, przedstawiona tym, którzy z niej korzystają. Zarząd widzi finanse budynku; każdy właściciel widzi swój udział i to, na co idą pieniądze. Do logowania służy uwierzytelnianie Kenni, które obsługuje m.in. islandzki identyfikator elektroniczny (rafræn skilríki).
Saldo jest codziennie uzgadniane z bankiem. Bez czekania na koniec miesiąca.
Budżet kończy się miesięczną opłatą każdego lokalu. Ta sama kwota widnieje we wniosku, w zawiadomieniu o zebraniu i w wezwaniu do zapłaty.
Odchylenia, trendy w pozycjach kosztowych i porównanie z budżetem — liczone na bieżąco.
Dziesięcioletnia oś czasu z kosztami i jedna liczba, która mówi, czy fundusz wystarczy.
Każdy właściciel widzi swoje wpłaty, swój udział i to, na co idą opłaty.
Protokoły, sprawozdania roczne, deklaracja udziałów i umowy z wykonawcami w jednym miejscu.
Demo otwiera się w nowym oknie — budynek przykładowy z fikcyjnymi liczbami, a nie prawdziwe dane jakiejkolwiek wspólnoty. Można swobodnie klikać i zobaczyć dokładnie to, co widzą zarząd i właściciele. Demo jest w języku islandzkim.
Usługa dodatkowa
Jedna liczba, której nikt dotąd dla Państwa nie policzył.
Każdy element budynku otrzymuje wiek, ocenę stanu i rok. Z tego powstaje oś czasu z kosztami — oraz stopień sfinansowania, czyli ta oś czasu porównana z funduszem.
Razem 2027–2031: 30 100 000 ISK · udział lokalu z 4,17% udziałów: 1 255 200 ISK
Przegląd wykonuje zewnętrzny specjalista. Każdy element budynku otrzymuje ocenę w skali 1–5.
Lata i koszty są szacowane na podstawie uznanych danych o trwałości elementów i standardowych kosztów budowlanych. To szacunki, a nie harmonogram prac.
To część, której dziś nikt nie wykonuje. Tu powstaje stopień sfinansowania.
Przekazywane w standardowym formacie w dowolnym momencie. Trzymiesięczny okres wypowiedzenia.
Przejmujemy pracę, nie odpowiedzialność. Żadnych uprawnień do płatności, chyba że Państwo ich udzielą.
Prosimy opowiedzieć nam o budynku. Odpowiemy ofertą w ciągu dwóch dni roboczych i wspólnie z Państwem ustalimy, która opcja jest odpowiednia — Finanse, Zebranie czy Usługi. Na życzenie przyjedziemy i osobiście przedstawimy ofertę zarządowi. Wysłanie zapytania nie oznacza żadnego zobowiązania.
